Vybledlá účtenka: co s ní a jak tomu předejít

Co na to zákon

Nečitelný doklad je, jako byste ho neměli. Zákon o účetnictví říká, že na nečitelné účetní záznamy se pohlíží, jako by je účetní jednotka nevedla (§ 35 odst. 5), a když se záznam poškodí, musíte „obnovit průkaznost“ (§ 35 odst. 6). Doklady přitom musíte chránit před poškozením (§ 33 odst. 9).

U DPH je daňový doklad podmínkou odpočtu (§ 73 ZDPH). Chybějící náležitosti lze prokázat jinak, ale podle výkladu Ministerstva financí ne DIČ dodavatele a ne údaje rozhodné pro výpočet daně – základ, daň nebo u zjednodušeného dokladu celkovou cenu. Přesně to na vybledlé účtence obvykle chybí.

Co dělat s účtenkou, která už vybledla

1. Požádejte prodejce o duplikát nebo kopii dokladu. Obchody i čerpací stanice ho obvykle vystaví podle data, času a pokladny; spotřebitel má navíc nárok na doklad o koupi (§ 16 zákona o ochraně spotřebitele).
2. Doložte platbu jinak – výpis z účtu nebo z karty, objednávka, dodací list. Pro výdaj v daních z příjmů to pomůže; odpočet DPH bez dokladu je riskantní.
3. Čestné prohlášení daňový doklad nenahradí; nanejvýš doplní ostatní důkazy.
4. Nežehlete. Teplo termopapír spíš zčerná.

Jak tomu předejít

• Vyfoťte nebo naskenujte účtenku ještě ten den – dokud je ostrá. Pozdější kopie vybledlého originálu nepomůže.
• Originál skladujte v papírové obálce nebo krabici, v temnu, chladu a suchu – ne v autě, na okně ani u topení.
• Žádné PVC obaly ani laminování – změkčovadla v plastu i teplo laminátoru tisk ničí. Když už obal, tak polyethylen nebo polypropylen.
• Na potištěnou stranu nelepte izolepu ani lepidlo.
• Co musíte mít roky, okopírujte na běžný papír a čitelnost archivovaných originálů jednou za čas zkontrolujte.

Výrobci uvádějí u běžného pokladního termopapíru trvanlivost kolem deseti let – ale jen při ideálním skladování. Na světle vydrží měsíce.

Smím pak originál vyhodit?

Převod dokladu do elektronické podoby zákon dovoluje, ale jestli papír skartovat, je rozhodnutí vaše a vaší účetní. Rozebíráme to v průvodci Stačí sken účtenky? Jak dlouho doklady uchovávat, najdete v průvodci Jak dlouho archivovat účtenky.