Stačí sken nebo fotka účtenky? Kdy smíte originál vyhodit

Co zákon dovoluje

Zákon o DPH: „Daňový doklad lze převést z listinné podoby do elektronické a naopak“ (§ 35a). Po celou dobu uchovávání musí zůstat zaručený původ, neporušenost obsahu a čitelnost (§ 34) – a to lze zajistit kontrolními mechanismy, které spolehlivě spojí doklad s plněním (například platba kartou, zaúčtování).
Zákon o účetnictví: převodem vzniká nový účetní záznam; obsah musí být shodný. Pokud ho nikdo, kdo se záznamem pracuje, nezpochybní, původní forma se předkládat nemusí (§ 33 odst. 3).
Podpis a razítko: uznávaný elektronický podpis, pečeť nebo EDI jsou podle zákona o DPH možnost navíc, ne povinnost (§ 34 odst. 4).

Co říká finanční správa

V dotazech k fakturaci (GFŘ, 2013) stojí, že při splnění podmínek převodu lze původní listinný doklad skartovat – každý uchovatel by ale měl zhodnotit míru rizika, hlavně kvůli možným soukromoprávním sporům. Zákon o DPH podle GFŘ pro převod jinak žádné zvláštní podmínky neklade.

Jak to dělá praxe

Účtenku vyfotit nebo naskenovat hned – termopapír bledne.
Snímek mít navázaný na zaúčtování a na platbu.
Postup sepsat (vnitřní směrnice) a domluvit s účetní.
Mnozí účetní přesto doporučují papír zatím ponechat; podle konzervativnějších poradců by čistě mobilní fotka bez dalšího zajištění nestačila.

Dobře udělaný snímek každopádně řeší největší praktický problém – vybledlé účtenky. Jak dlouho doklady (v jakékoli podobě) uchovávat, najdete v průvodci Jak dlouho archivovat účtenky.

Kde je místo Kvitla

Kvitlo vyfotí účtenku s kontrolou ostrosti a čitelnosti, přečte údaje a předá je účetní – v exportu do Pohody i se snímkem dokladu, navázaným na zaúčtovaný záznam. Kvitlo ale není archiv: doklady u nás držíme jen po dobu zpracování podle plánu. Dlouhodobé uložení patří do účetního systému nebo vašeho exportu – a jestli papír vyhodíte, rozhodujete vy s účetní.

Právní stav ověřen k 8. 11. 2026. Průvodce shrnuje obecná pravidla a nenahrazuje daňové poradenství; u konkrétní situace se poraďte s účetní nebo daňovým poradcem. Našli jste chybu? Napište na support@kvitlo.cz.

Zdroje: ZDPH § 34, § 35a · Zákon o účetnictví § 33 · GFŘ: Nejčastější dotazy k pravidlům fakturace (2013)

Časté otázky

Stačí fotka účtenky z mobilu?

Zákon převod z papíru do elektronické podoby dovoluje a nepředepisuje, čím. Fotka musí být čitelná a úplná a musí jít doložit, že odpovídá skutečnému nákupu – například návazností na platbu a zaúčtování.

Potřebuji elektronický podpis nebo časové razítko?

Ze zákona ne. Zákon o DPH je uvádí jako jednu z možností vedle kontrolních mechanismů (§ 34 odst. 4). Někteří daňoví poradci je přesto doporučují jako silnější důkaz.

Můžu originál vyhodit?

Zákon o účetnictví to připouští, pokud obsah převedeného záznamu nikdo nezpochybňuje (§ 33 odst. 3), a finanční správa skartaci po převodu nevylučuje – zároveň ale radí zvážit riziko, hlavně kvůli případným sporům. Rozhodněte se s účetní a postup si sepište.

Může mi kopii účtenky poslat někdo jiný?

Vaše vlastní věrná kopie originálu je převedený doklad. Kopie, kterou dostanete od někoho jiného „protože se originál ztratil“, je riskantní – nedá se vyloučit, že stejný doklad uplatní dvakrát.